Comment les importateurs peuvent-ils établir une norme de qualité, puis la faire respecter ? Voici 4 façons éprouvées de gérer vos fournisseurs en Chine et dans d’autres pays asiatiques.

1. Insistez pour obtenir un échantillon « parfait »

Dans la mesure du possible, vous devez avoir entre les mains un échantillon parfait (c'est-à-dire un prototype conforme en tous points à ce que vous souhaitez recevoir) avant de lancer la production. La meilleure pratique consiste à obtenir au moins deux échantillons et à en renvoyer un à l'usine avec votre signature/cachet dessus. 
Il s’agit de la manière la plus élémentaire d’établir votre norme de qualité. La difficulté sera dans l’application.

En Chine, et en Asie du Sud-Est en général, les usines savent que l'envoi de très bons échantillons est ce qui les aide à obtenir des commandes. Ces échantillons parfaits (préparés par des techniciens expérimentés qui prennent leur temps) sont généralement meilleurs que ce qui peut être réalisé en production de masse. 
Les fournisseurs supposent simplement que les acheteurs le savent. Et dans tous les cas, un acheteur qui a viré un dépôt 30% et qui est pressé d'expédier accepte généralement cette situation. De nombreuses usines comptent sur cela.

Comment ne pas tomber dans ce piège ? 

• Vous devez éviter à tout prix de régler le paiement avant que la qualité de la production en vrac ne soit approuvée (soit par vous-même, soit par une société d'inspection). 

• Vous devez rédiger une note sur ce qui doit être EXACTEMENT similaire à l'échantillon parfait (par exemple, les perspectives générales, la couleur, la fonction, etc.) et demander à votre fournisseur de la signer. 

• Vous devriez faire une liste des différences avec lesquelles vous pouvez vivre (voir partie suivante). 

• Vérifiez dès le début du cycle de production. Si vous pouvez vous le permettre, envoyez l'un de vos techniciens ou un inspecteur tiers en usine. Quand? Pendant la production, dès que les produits finis sortent des chaînes. 

De cette façon, vous remarquerez si l’usine ne respecte pas votre norme de qualité. Et vous aurez le temps de négocier une solution avec votre fournisseur. 
Si possible, l’usine peut éviter les mêmes problèmes sur les produits qui ne sont pas encore en cours de fabrication. Et ils peuvent retravailler (ou reproduire) le résultat que vous avez rejeté.

2. Définir les tolérances le cas échéant

Il n’est parfois pas réaliste d’espérer un résultat très précis. Par exemple, les vêtements sont généralement confectionnés à la main, il faut donc prévoir une tolérance sur les mesures (exemple : 15 cm en taille S, +/-1 cm). Dans ce cas, l’objectif est le confort du vêtement.

Autre exemple : pour les produits de puériculture (jouets, vêtements pour enfants…), il devrait être impossible d'arracher de petits accessoires avec une force de 90 Newtons ou moins. Si vous n'avez aucune idée des problèmes de sécurité liés à vos produits, vous pouvez contacter une société de contrôle qualité.

Une fois que vous avez approuvé certaines tolérances, mettez toutes vos spécifications sur papier et faites-y signer votre fournisseur. Vous avez déjà fait la moitié du travail pour établir et faire respecter une norme de qualité pertinente.

Ces spécifications deviendront naturellement la liste de contrôle d’inspection lorsque viendra le temps de vérifier la qualité.

Parfois, cela n’a évidemment aucun sens d’accorder une tolérance. Voici deux exemples : « le disque dur doit avoir une capacité de 120 gigabits » ; "La couleur rouge est Pantone TPX-1664". Dans ces cas-là, votre cahier des charges est clair et précis, et le fournisseur doit le suivre.

3. Fixer une limite à la proportion de défauts

Un défaut est un problème que vous ne pouvez pas accepter sur tous les produits.

Dans l’industrie aéronautique, les constructeurs doivent garantir des produits quasiment exempts de défauts. Mais pour les biens de consommation tels que les jouets ou les vêtements, un standard de qualité aussi élevé n’est ni réaliste ni nécessaire.

Les différents types de défauts 
Certains défauts sont pires que d’autres : 

• Des défauts critiques pourraient blesser l'utilisateur (par exemple une mauvaise construction qui induit un choc électrique) ; 
• Les défauts majeurs ne sont pas acceptables par la plupart des acheteurs en magasin (par exemple de grosses taches) ou peuvent causer des problèmes dans la chaîne d'approvisionnement (par exemple des codes-barres de carton illisibles) ; 
• Des défauts mineurs peuvent être tolérés par la plupart des acheteurs, mais seulement en petite quantité. 

Comment fixer une limite à la proportion de défauts ?

L'industrie du contrôle qualité utilise les mêmes statistiques (dérivées d'une norme de l'armée américaine) lorsqu'il s'agit de vérifier les biens de consommation.

Tous les inspecteurs, et pratiquement toutes les usines et commerçants, connaissent le contact des AQL (Acceptance Quality Limits). En clair, l’AQL représente la proportion la plus élevée de défauts que vous puissiez accepter.

Pour la plupart des catégories de produits, les limites AQL sont généralement les suivantes : 

• 0% pour les défauts critiques 
• 2,5% pour les défauts majeurs (ou 1,5% pour les biens relativement précieux) 
• 4.0% pour les défauts mineurs (ou 2.5% pour les biens relativement précieux) 

En tant qu’acheteur, vous disposez d’une totale liberté dans la fixation de ces limites. Mais il est conseillé d'en discuter dès le début avec votre fournisseur, et d'obtenir son accord écrit. 

4. Une norme de qualité ne souffre aucune exception

Disons qu'un fournisseur est en retard, que vous négociez un retard avec vos clients et qu'avant l'expédition, vous remarquez que la qualité est loin d'être souhaitable. Vous préférez toujours livrer les produits plutôt que d’annuler la commande. Vous dites donc à votre fournisseur qu'il peut expédier et que la prochaine fois devrait être meilleure. 
Le problème est que la « tolérance exceptionnelle » deviendra de facto la norme pour l’usine. Comptez sur eux pour se rappeler que vous pouvez accepter des produits loin d’être parfaits.

Les fabricants chinois ont tendance à avoir une attitude « impossible » après le début d'une production sur commande. Deux de leurs expressions préférées sont « cha bu duo » (c'est faux, mais pas de beaucoup, donc il faut l'accepter tel quel) et « mei ban fa » (on ne peut plus rien y faire maintenant, pas besoin de continuer à appuyer). ce problème).

Vous devriez combattre leur inclination naturelle. Demandez des retouches et des réinspections, même si cela vous coûte 10 jours. Ce type d'efforts est largement payant à long terme, tant que l'usine peut raisonnablement atteindre votre standard de qualité (vous l'aurez clarifié si vous suivez les étapes énumérées ci-dessus).

Cela devrait être une règle générale, sauf lorsque vous êtes sur le point de cesser de confier des affaires à un fournisseur.