Hoe kunnen importeurs een kwaliteitsnorm vaststellen en deze vervolgens afdwingen? Hier zijn vier beproefde manieren om met uw leveranciers in China en andere Aziatische landen om te gaan.

1. Sta erop een ‘perfect’ monster te krijgen

Waar mogelijk moet u een perfect monster (dat wil zeggen een prototype dat op alle punten overeenkomt met wat u wilt ontvangen) in handen hebben voordat de productie van start gaat. De beste praktijk is om ten minste twee monsters te nemen en er één met uw handtekening/stempel erop terug te sturen naar de fabriek. 
Dit is de meest eenvoudige manier om uw kwaliteitsnorm vast te stellen. De moeilijkheid zal in de handhaving liggen.

In China, en in het algemeen in Zuidoost-Azië, weten fabrieken dat het sturen van hele mooie monsters hen helpt bestellingen te krijgen. Deze perfecte monsters (bereid door ervaren technici die de tijd nemen) zijn meestal beter dan wat in massaproductie kan worden gemaakt. 
Leveranciers gaan er simpelweg van uit dat de kopers het weten. En hoe dan ook, een koper die een aanbetaling van 30% heeft gedaan en haast heeft met verzenden, accepteert deze situatie meestal. Veel fabrieken rekenen erop.

Hoe trap je niet in die val? 

• U dient ten koste van alles te vermijden dat u betaalt voordat de kwaliteit van de bulkproductie is goedgekeurd (hetzij door uzelf, hetzij door een inspectiebedrijf). 

• U moet een notitie maken over wat PRECIES op het perfecte monster moet lijken (bijvoorbeeld het algemene uiterlijk, de kleur, de functie, enz.) en uw leverancier dit laten ondertekenen. 

• Je moet een lijst maken van de verschillen waarmee je kunt leven (zie volgend deel). 

• Controleer vroeg in de productiecyclus. Als u het zich kunt veroorloven, stuur dan een van uw technici of een externe inspecteur naar de fabriek. Wanneer? Tijdens de productie, zodra eindproducten van de band rollen. 

Zo merkt u het als de fabriek uw kwaliteitsnorm niet respecteert. En u heeft de tijd om met uw leverancier tot een oplossing te onderhandelen. 
Indien mogelijk kan de fabriek dezelfde problemen vermijden bij de producten die nog niet in het proces zitten. En ze kunnen de output die u hebt afgewezen, herwerken (of reproduceren).

2. Definieer toleranties waar van toepassing

Soms is het niet realistisch om een zeer nauwkeurig resultaat te verwachten. Kledingstukken worden bijvoorbeeld over het algemeen met de hand gemaakt, dus er moet een tolerantie zijn voor de afmetingen (bijvoorbeeld: 15 cm in maat S, +/- 1 cm). In dit geval is het doel het comfort van het kledingstuk.

Nog een voorbeeld: voor kinderproducten (speelgoed, kinderkleding…) zou het onmogelijk moeten zijn om kleine accessoires eraf te trekken met een kracht van 90 Newton of minder. Als u geen idee heeft van de veiligheidsproblemen rond uw producten, kunt u contact opnemen met een kwaliteitscontrolebedrijf.

Nadat u enkele toleranties heeft goedgekeurd, zet u al uw specificaties op papier en laat u de handtekening van uw leverancier zetten. U heeft al de helft van het werk gedaan om een relevante kwaliteitsnorm vast te stellen en te handhaven.

Deze specificaties worden uiteraard de inspectiechecklist als het tijd is om de kwaliteit te verifiëren.

Soms heeft het natuurlijk geen zin om tolerantie te geven. Hier zijn twee voorbeelden: “de harde schijf moet een capaciteit van 120 gigabit hebben”; “rode kleur is Pantone TPX-1664″. In deze gevallen is uw specificatie duidelijk en nauwkeurig en moet de leverancier deze volgen.

3. Stel een limiet aan het aantal defecten

Een defect is een probleem dat u niet bij alle producten kunt accepteren.

In de luchtvaartindustrie moeten fabrikanten bijna defectvrije producten garanderen. Maar voor consumptiegoederen zoals speelgoed of kleding is een dergelijke hoge kwaliteitsnorm niet realistisch en ook niet noodzakelijk.

De verschillende soorten defecten 
Sommige defecten zijn erger dan andere: 

• Kritieke defecten kunnen de gebruiker schade toebrengen (bijvoorbeeld een slechte constructie die een elektrische schok veroorzaakt); 
• Grote gebreken zijn voor de meeste kopers in winkels niet acceptabel (bijvoorbeeld grote vlekken) of kunnen problemen veroorzaken in de toeleveringsketen (bijvoorbeeld onleesbare streepjescodes op dozen); 
• Kleine gebreken kunnen door de meeste kopers worden getolereerd, maar alleen in kleine hoeveelheden. 

Hoe kan ik een limiet stellen aan het aantal defecten?

De kwaliteitscontrole-industrie gebruikt dezelfde statistieken (afgeleid van een Amerikaanse legerstandaard) als het gaat om het controleren van consumptiegoederen.

Alle inspecteurs, en vrijwel alle fabrieken en handelaren, zijn bekend met het contact van AQL (Acceptance Quality Limits). Kortom, de AQL is het hoogste percentage defecten dat u kunt accepteren.

Voor de meeste productcategorieën zijn de AQL-limieten doorgaans als volgt: 

• 0% voor kritieke defecten 
• 2,5% voor grote defecten (of 1,5% voor relatief waardevolle goederen) 
• 4,0% voor kleine defecten (of 2,5% voor relatief waardevolle goederen) 

Als koper heeft u volledige vrijheid bij het bepalen van deze grenzen. Maar u wordt geadviseerd dit vanaf het begin met uw leverancier te bespreken en schriftelijk akkoord te vragen. 

4. Een kwaliteitsnorm kent geen uitzondering

Stel dat een leverancier te laat is, u onderhandelt met uw klanten over een vertraging en u merkt vóór verzending dat de kwaliteit niet wenselijk is. Toch geeft u er de voorkeur aan om de producten te bezorgen, in plaats van de bestelling te annuleren. U vertelt uw leverancier dus dat hij kan verzenden en dat het de volgende keer beter zou moeten zijn. 
Het probleem is dat de ‘uitzonderlijke tolerantie’ de de facto standaard voor de fabriek zal worden. Reken erop dat ze onthouden dat u minder dan perfecte producten kunt accepteren.

Chinese fabrikanten hebben de neiging om een 'kan niet doen'-houding te hebben nadat de productie van een order is gestart. Twee van hun favoriete uitdrukkingen zijn “cha bu duo” (het is uit, maar niet zozeer, dus je moet het accepteren zoals het is) en “mei ban fa” (we kunnen er nu niets aan doen, het is niet nodig om te blijven drukken deze kwestie).

Je moet hun natuurlijke neiging bestrijden. Vraag om herbewerking en herinspecties, ook al kost het u 10 dagen. Dit soort inspanningen werpt op de lange termijn veel vruchten af, zolang de fabriek redelijkerwijs uw kwaliteitsnorm kan bereiken (u zult dit duidelijk hebben gemaakt als u de hierboven genoemde stappen volgt).

Dit zou een algemene regel moeten zijn, behalve wanneer u op het punt staat geen zaken meer aan een leverancier te verstrekken.